Бланки строгой отчетности используются в различных отраслях экономики и являются одним из главных средств учета и контроля финансов предприятия. В этой статье будет рассмотрена основная информация о том, что такое БСО, где их нужно брать, как правильно заполнять, учитывать и списывать, а также то, какие последствия ожидает предприятие, если оно не будет соблюдать правильное оформление и хранение бланков.
- Что такое бланки строгой отчётности?
- Как рассчитаться с клиентом с помощью этого документа?
- Где взять такие бланки?
- Приобретение их в типографии
- Использование специального принтера
- Правила заполнения
- Что же нужно писать в них?
- Образец оформления
- Учёт, хранение, выдача и списание
- Ведение учета и хранения, выдача бланков.
- Списание
- Плюсы и минусы бланков строгой отчетности.
- Штрафы за невыдачу БСО
- БСО и онлайн-кассы: можно или нельзя
- Заключение
Что такое бланки строгой отчётности?
Бланк строгой отчетности (БСО) — это специальный документ, который подтверждает получение денежной оплаты за предоставленную услугу. БСО заменяет собой обычный кассовый чек и используется в индивидуальном предпринимательстве, которое занимается оказанием каких-либо услуг физическим лицам.
Самая распространенная форма этого документа — квитанция. Например, в парикмахерской клиентам выдаются квитанции, подтверждающие оплату за стрижку.
Как рассчитаться с клиентом с помощью этого документа?
- После наличной или безналичной оплаты покупателем за услугу организация должна правильно заполнить бланк.
- Затем одну копию (или корешок) отдать клиенту, другой оставить у себя.
- После завершения рабочего дня нужно подвести итог касаемо всей полученной суммы по корешкам.
- Далее сделать запись в книгу учета доходов и расходов.
К бланкам строгой отчетности также можно отнести талоны, путевки, абонементы, билеты в автобусе, квитанции за платные медицинские услуги, за услуги ремонта и др.
Где взять такие бланки?
В интернете часто встречается информация о том, что бланк строгой отчетности можно создать самостоятельно, распечатав на домашнем принтере. На самом деле этого нельзя делать, в письме письме Минфина № 03−01−15/11−353 об этом четко говорится.
Существует всего два официальных способа получения БСО
Приобретение их в типографии
Самый простой способ. В этом случае нужно проверить, что бланк соответствует всем необходимым требованиям. В нём должна содержаться информация об изготовителе (сокращенное наименование, ИНН, номер заказа, адрес, размер тиража и год печати). Эти данные являются обязательными реквизитами для бланков строгой отчетности, а их отсутствие означает, что документ поддельный. Стоимость их варьируется от 2 до 5 рублей за штуку.
Использование специального принтера
Такой аппарат распечатывает бланки. Этот инвентарь внешне похож на кассовый аппарат, но стоит он намного дешевле. В нем хранится основная отчетность в течение 5 лет. Одним из его основных достоинств является защита от кражи информации злоумышленниками. Аппарат печатает БСО и нумерует их по порядку, указывая текущую серию. Такой аппарат можно приобрести в магазинах техники примерно за 4500 рублей, а разобраться с его использованием поможет скачанная из интернета инструкция.
Если сравнить два этих способа, то покупка специального принтера будет выигрывать перед покупкой бланков в типографии за счёт того, что аппарат может прослужить большое количество времени, а бланки необходимо каждый раз закупать.
Правила заполнения
Как правило, после заполнения бланка создается еще один экземпляр (копия первого). Один остается у продавца, другой забирает покупатель. Это очень удобно в случае возникновения какого-либо спора. Чтобы не появилось никаких проблем с отчетностью, необходимо правильно заполнять БСО. Все формуляры должны быть одинаково оформлены.
Что же нужно писать в них?
- Обязательно должны быть прописаны или пропечатаны ФИО ИП, наименование организации, ИНН, серия, адрес;
- Название оказанной услуги (в некоторых случаях ее код) и ее стоимость;
- Размер оплаты;
- Дата составления бланка;
- ФИО должностного лица, совершающего операцию, подпись с расшифровкой и печать.
Образец оформления
Учёт, хранение, выдача и списание
Помимо правильного оформления бланков, организация должна уметь правильно вести их учет, хранение и выдачу, а также правильно уметь списывать их.
Ведение учета и хранения, выдача бланков.
Этот процесс помогает зафиксировать сумму заработанных организацией денег за определенный период. Основной порядок учета и хранения бланков строгой отчетности прописан в Постановление Правительства РФ
Руководитель ИП должен назначить ответственное за БСО должностное лицо или сам заниматься их учетом. Этот человек должен будет отражать основную информацию о приходе бланков, сохранять их, выдавать фирме и вести учет журнала.
Бланки должны храниться в специальных помещениях или сейфах, в отдаленных местах от посторонних лиц. Также для учета должен быть создан специальный журнал, который необходимо заполнять в установленном порядке. Его оформление тоже имеет свои особенности: на первой странице должна быть информация о дате начала ведения книги, ФИО ответственного лица, количество бланков и их серия, страницы должны быть пронумерованы и прошнурованы, каждый раз должна стоять подпись доверенных лиц и печать ИП. Оформление содержания может осуществляться в произвольной форме. Конкретного формата оно не имеет.
Выдача бланков производится ответственным лицом по мере их использования.
Списание
Если бланк был неверно заполнен или испорчен, его ни в коем случае не выбрасывают.
По мере расходования формуляров происходит их списывание. Каждый день в журнале необходимо указывать количество использованных бланков, их серию и номер. Должна проводиться инвентаризация для регулирования правил хранения и заполнения. Копии формуляров должны храниться в организации не меньше 5 лет, либо месяц после их инвентаризации.
Списание бланков должно проводиться по специальной процедуре, которая предусматривает свои особенности:
- Она должна проходить под надсмотром созданной комиссии;
- Должен быть составлен акт о списании бланков.
Министерство финансов РФ приказом
Скачать акт о cписании бланков строгой отчётности. Для помощи в заполнении используйте образец заполненного акта.
В акте списания бланков обязательно должны быть указаны следующие сведения:
- Наименование и основные реквизиты организации (ИНН, адрес, телефон, руководство
и т. д. ) - Указание ответственного за БСО сотрудника, ФИО членов комиссии;
- Реквизиты приказа о списании формуляров;
- Перечислить все бланки, которые подлежат уничтожению;
- Всем лицам, участвующим в этом процессе, необходимо подписаться.
Контроль над использованием БСО осуществляется работниками Федеральной налоговой службы. Во время проверки руководитель или главный бухгалтер обязан предоставить полный отчет по расходованию, хранению и списыванию бланков.
Плюсы и минусы бланков строгой отчетности.
У БСО есть свои преимущества и недостатки. Рассмотрим их.
| Плюсы | Минусы |
| Не нужно приобретать дорогой кассовый аппарат и каждый год тратиться на его техническое обслуживание. | Бланки можно использовать только если услуги оказываются населению. |
| Эти бланки не нужно регистрировать в Налоговой инспекции. | Долгое хранение копий БСО (5 лет). |
| Если организация занимается услугами, которые могут быть предоставлены не только в офисе, но еще и в других местах (фотосессия на улице, маникюр на дому у клиента), легче возить с собой несколько БСО, чем целый кассовый аппарат. | Постоянно нужно заказывать новые партии бланков. Формуляры, которые были куплены в типографии, необходимо заполнять вручную, что значительно усложняет и увеличивает время процесса при большом потоке клиентов. |
Штрафы за невыдачу БСО
В соответствии со статьей 14.5 КоАП РФ нарушение использования бланков строгой отчетности или их невыдача покупателям услуг влечет за собой предупреждение или штраф для ИП в размере 2 000 рублей.
Несоблюдение порядка оформления, хранения и списания также влечет за собой штрафы для ИП в размере от 5 000 до 10 000 рублей. Повторное нарушение — от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификацию от своих полномочий на два года.
В 120 статье Налогового Кодекса РФ предусмотрен штраф в размере 10 000 рублей за отсутствие бланков строгой отчетности. Повторные нарушения увеличивают размер штрафов.
БСО и онлайн-кассы: можно или нельзя
В 2017 году Госдума приняла новый закон, в соответствии с которым применение онлайн-касс для некоторых категорий бизнеса становится обязательным. Но в этом законопроекте были внесены свои поправки, в которых некоторые категории организаций до 1 июля 2019 года освобождаются от обязательного использования ККТ (контрольно-кассовая техника) и вместо чеков могут применять бланки строгой отчетности, изготовленные в типографии или специальным устройством.
В числе таких организаций — индивидуальные предпринимательства, предоставляющие услуги фотосъемки, транспорта, туризма, красоты и спорта, ремонта, медицины, связи, ритуальных услуг
Заключение
Таким образом, хочется еще раз отметить, что бланки строгой отчетности для индивидуального предпринимательства являются очень важным элементом работы. Они имеют ряд преимуществ, а их правильное ведение и учет помогут избежать ошибок в составлении отчетов, контролировать расходы и поступление финансовых средств организации.
